タブレットと「SYSTEMIC」でラクラク予定管理!

スケジュール管理方法 おしごと
スケジュール管理やメモはどうしていますか・

今回の記事は、

職場でスケジュール管理やメモ書きはどうやっているのか?

というお話をしたいと思います。私はサラリーマンや医療職として特別優秀ではない(むしろ凡人)ですので、どちらかというと、

PDA大好き人間が職場のスケジュール管理でいきついた先とは?

といった内容になります。結論:タブレットとSYSTEMIC(コクヨ)二刀流です。

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社会人になってすぐの頃の話

1995年くらいですか、医療職として関東の病院にお世話になることになりました。

とにかく勉強することが多くて、ポケットに入る大きさ(B6)のメモ帳と、医療用語辞典、ボールペンは必ず入っていました。病院で着ているケーシー型白衣は、胸ポケットと胴部分に手のひらサイズのポケットがついていて、ここにB6よりちょと大きいくらいのものが入るようになっています。

その頃のカルテは手書き(ウチはいまでも手書きですが)カルテ記載は日本語・英語・ラテン語・ドイツ語・略語交じり文なので、先生によって書き方が違います。これをちゃんと理解して適切な検査ができないといけません。なので、メモ帳のほかには医療用語と略語辞典が常にポケットに入っていました。

メモの内容も、教えてもらったことの走り書きや、患者情報の書き止めや検査条件のメモが多かったです。

今の職場では・・・

今の職場では、専門職の仕事以外に、病院ホームページの作成・管理や、薬剤・消耗品の在庫管理・検査や投薬の算定・業務のアイデア出し・提案などを業務内容としているので、何屋さんなんでしょうね(笑)

特に消耗品や薬剤の在庫管理や発注履歴、納入先や納入価などは棚卸作業に重要なので、価格交渉(もやる)をしたうえで、リストに入力したりしています。

病院の勉強会のスケジュールを組んだりするのも仕事のうちなので、昔のように走り書きのメモというわけにはいかなくなりました。

いいPDAを探そう!・・・難しい!

大学生の頃からPC組み立てをやったりして、デジタル環境には抵抗がなかったので、スケジュールやメモ書きをデジタル管理できないかというのを考えていました。その変遷が、

ZAURUS(シャープ)WindwosCE搭載PDA
WindwosCE搭載PDA
WindowsXp搭載miniPC(工人舎)
Androidタブレット(NEC)
Androieタブレット2代目(ファーウエイ)←今ここ!

です。前半の3台は正直使い物になりませんでした。ZAURUS(シャープ)は、この頃ビジネスマンがよく使っていた人気商品ですが、安いものを使っていたせいか液晶の動きが遅く、思ったことがなかなかできないなど、すぐに捨てました。

WindowsCEも、PDAというくくりの小さいPCでWindowsを動かそうという努力は認めます。

今考えると、CPUの速度や液晶のタッチパネルの問題があって、普及はしなかったのだろうと思います。

Androidタブレット端末を入手する前に、アナログでの管理が良い感じになった時期があります。これは後で紹介します。

5年くらい前から、在庫の発注(薬や注射など)をデジタルで発注できるようになり、少し古いPCを発注用に仕立てた時期もありましたが、その頃のWeb発注はかなり使い勝手が悪くて、あまり使いたくない状態でした。

Androidタブレットの登場でデジタル管理がはかどる!

とある取引先が、AndoroidやiPadを使った発注アプリを開発したとのことで、スマホでもAndoroidを使っていたこともあり、タブレット購入に踏み切りました。7インチならポケットに入るサイズで、使い勝手も良く、結構長いこと使っていたように思います。

これにスケジュール管理アプリや薬剤の発注アプリを入れ、Dr.の質問にもすぐに調べて回答するような用意ができるようになりました。数年して劣化とバージョンアップの問題で買い換えましたが、今のファーウエイのタブレットも素晴らしい性能だと思います。

アナログでのスケジュール管理方法

デジタル管理はちょっと、という方向けの話で、今も使っていますが、コクヨからSYSTEMICというカバーノート(カバーだけの商品)が販売されています。

ベーシックタイプ|SYSTEMIC[システミック]|商品情報|コクヨ ステーショナリー
コクヨ SYSTEMIC[システミック]これ1つでデキる記録管理!自分にあったノート術が可能!「ノート+スケジュール帳」など、仕事の記録を一括管理できる。2冊収容タイプのカバーノート。セミB5、A5、A6サイズの品揃え。

私が使っているのはB6サイズのベーシックタイプです。ここにB6のキャンパスダイアリーとノート、100均の付箋を挟んで使用しています。

メモをスマホ連動にする「ショットノート(キングジム)」なんかも普段使いのノートとして悪くないですが、使い捨てのノートにするにはやや高いですね。

「SYSTEMIC」とダイアリー・メモ帳があれば、たいていのスケジュール管理やメモ書きは問題なくこなせますし、年が明けたら新しいノートにリプレースすればまた使えます。手触りもいいですし、ポケットもついているので、かなりオススメのアナログ管理術だと思います。

コクヨ「SYSTEMIC」の良いところとメモ活用法

何年も使い続けているのでちょっと汚くてごめんなさい。「SYSTEMIC」を実際にどうやって使っているかですが、ダイアリー型の手帳とメモ用のノートの2冊を挟んでいます。

しおりもちゃんと2本ついているので結構便利です。

また、常に新しいページを開けるために、使い切ったページの右下をハサミでカットしておけば、常に新しいページを開けることができてかなりのスピードアップができます。

ペンホルダーがないので、ちょっと惜しいのですが、細いペンくらいなら問題なく挟めますので、是非活用してみてください。

タブレットと「SYSTEMIC」の二刀流で仕事をしています

現在はタブレットと「SYSTEMIC」の二刀流です。写真の保存・発注業務・スケジュール管理はタブレットで、患者さん向けの予約のメモ書きなどは「SYSTEMIC」でといった感じです。

アナログが手早くて有利な場面は確実にあるので、タブレットが便利でも両方持っている人が多いのではないでしょうか?

さいごに

最近は、大きい文房具店でも「SYSTEMIC」を見かけることはなくなりました。ネットで買えば問題ないので気にしていませんが、毎年年末になると、スケジュール帳のコーナーが目立ちますが、「SYSTEMIC」を買えば、中身は100均ノートで十分なのでコスパ最強です。

是非一度体験していただきたいと思っています。Androidタブレットとの役割分担も良い感じだと思うので、検討してみてはいかがでしょうか?

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